Зачем нужен диктофон?

Для нынешнего менеджера вопрос управления своим временем не такой уж и простой. Большая загрузка, направлений, планов, размышлений, контактов… В этом потоке информации нужно находить выход из положения, ничего не упуская из вида. Один из самых легко "вводимых" способов управления собой является диктофон. У многих  он уже есть, отдельным прибором, либо в карманном компьютере. Но мало кто применяет потенциал диктофона на все 100%. Диктофон позволяет отменно проводить с пользой "отбросы времени" - обстоятельства ожидания, автомобильное время (в особенности простаивание в пробках), в момент прогулок, тренировок в спортзале, и т.п. При этом все проходящие мысли и задачи "осуществятся" на фоне, освобождая Ваши мысли для более приятного и возвышенного.
Шеф ничего не забывает
Наиболее полезным применением диктофона выступает фиксация мыслей и контроль заданий. Как заявлял один бизнесмен, в советский период директор завода - "Завидую вам нынешним, мне крайне не хватало диктофона в работе. Шел я по цеху, по конструкторскому бюро, беседую с людьми - зарождается множество мыслей, которые в тот же момент невозможно записать, а хотелось бы". Например, если у вас нет секретаря, контроль задач, мыслей и всяческих поручений рекомендую реализовывать следующим образом:
Создайте в диктофоне папки " Ежедневный контроль" и " Еженедельный контроль". В диктофоне можно завести несколько папок, перевод между ними производится довольно удобной кнопкой, размещенной рядом с Play. Одну из папок можно выделить под размышления, не привязанные к строгому времени реализации.
При регистрации мыслей и поручений сразу выбирайте соответственную папку. Большой плюс диктофона по сравнению со встроенным в мобильный телефон или компьютер -  удобство управления, в том числе переход между папками.
Регулярно контролируйте заполнение папок и осуществляйте или контролируйте задачи.
"Ежедневный контроль" советую прослушивать и очищать раз в день, "Еженедельный" - один раз в неделю, "размышления" - в моменты творческого расположение духа.  Последовательность папок выбирайте подходящую для вас. Порой полезно разбить собственные и рабочие мысли и проблемы, иногда – «разложить» по приоритетности. Во всяком случае, вы ручаетесь, что текущие вопросы не исчезнут из-за ограниченности вашей памяти, и у людей, работающих с вами, скоро войдет в поговорку - "начальник никогда ничего не забывает".  Если вам не главный звуковой канал восприятия, может быть, вам сгодятся не все функции диктофона. К примеру, лично для меня оказалось неудобным отмечать на диктофоне мысли – если думать о окончании мысли, мне необходимо видеть ее начало, а это может быть только при записи на бумагу либо карманный компьютер. Но облегчить себе контроль появляющихся вопросов, на мой взгляд, с помощью диктофона возможно вне зависимости от вида восприятия.
Аудиокниги и Музыка
При произношении слов "планирование" либо "управление временем", многие из российских менеджеров съеживаются. Плохо связываются эти ноу-хау с российским "бездорожьем", а в частности - с "безмерной русской душой". Ваша личная система  тайм - менеджмента ко всему еще может быть приятной. Поэтому не забывайте про mp3-плеер, который присутствует в вашем диктофоне. Даже заводской памяти обычно достаточно на 1-2 часа музыки, а с флэш - картой на пол гигабайта возможно записать и десяток часов. Возможности диктофона не ограничиваются плеером - можно использовать его и для прослушивания книг в mp3-формате, которые находятся в Интернете и скачать их можно бесплатно. Так что диктофон - замечательная возможность обновить в памяти любимые книги. Туда же можно отнести и  литературу по менеджменту, собственному росту… Тем более, что в mp3 формате такой литературы становится все больше.
Связь с компьютером и командная работа
Данный диктофон при подключении к USB-порту не требует дополнительной специальной программы, для того чтобы Windows обнаружил и распознал его. Каждый современный компьютер воспринимает Ваш диктофон как диск с файлами. Дальнейшая работа с файлами не отличается от обычных процессов производимых оператором, такие как копирование, переименование, удаление и прочие. Очень просто прикрепить к задачам в Outlook, и т.д. Достаточно написать заголовок задачи либо мысли в Outlook, а подробности можно прослушать в записи.
Присвоение файлам стандартное цифровое название осуществляется диктофоном. В работе МОЖНО не тратить время на переименование файлов, использовать это только для записей важных разовых событий, которые требуют большего внимания. Заметки  по клиентским проектам,  собраниям и другим действиям записываются в соответствующие папки. Прочие файлы при надобности ищутся по дате или на них пишутся ярлыки - ссылки из задач Outlook.
Файлы DSS (Digital Speech Standard) занимают меньше места по объему, чем mp3, при этом качество передачи речи остается довольно хорошее. На флэш-карту, объемом 64-мегабайт помещается 22 часа записи. Таким образом, запись тренинга за день (около 20 мб) полностью возможно пересылать по e-mail, предварительно разбив на 4-5 файлов. Незначительные поручения и размышления пересылаются совсем без затруднений. При надобности, можно поменять DSS в mp3. Так как диктофонные файлы очень просто пересылать, это является  прекрасным способом организации командной работы, в том числе удаленной. К примеру, вы объясняете подчиненному сложное поручение. Есть большая вероятность, что он сделает ошибку при выполнении. Написавши все на бумаге – заберет много времени. Например вы даете задание подчиненному (в т.ч. ваши объяснения на все уточняющие вопросы рабочего) делается под диктофон, перед осуществлением подчиненный может в очередной раз прослушать поручения и обновить в памяти «живую» суть задачи, а не примитивные пункты бумажной установки. Вы можете также пересылать партнерам и заинтересованным лицам отрывки мероприятий – семинаров, переговоров, совещаний. Только не практикуйте запись беседы на диктофон тайком от контрагента! Помимо моральных аспектов, знайте, что индикатор аудио- и видеозаписи обходится совсем недорого и у многих начальников имеется. Запись на диктофон дисциплинирует, учит вести переговоры тактично и обдуманно, избегать нежелательных высказываний как будто разговор записывается.
Технические характеристики: что выбрать?
Диктофон, по причинам, изложенным выше, нужен цифровой. Что лучше: покупать отдельный диктофон, либо использовать диктофон в карманном компьютере или в мобильных телефонах у которых есть эта функция? Те диктофоны, которые встроены в мобильные, как правило, не очень удобны, к тому же качество записи заметно отличается.
Даже имея в наличие достаточно современный смартфон, вы будете удивлены разницей воспроизведения в сравнении с диктофоном. Благодаря высокому качеству записи мероприятий – на совещании вопрос, заданный с заднего ряда, обычным голосом, диктофон отлично фиксирует. Значима также эргономичность и удобство в работе – создать запись можно произвести с помощью одной кнопки. Диктофон в любой момент может зафиксировать Ваши мысли, грядущие задачи, которые обычно возникают в голове в самых различных  условиях и требующих моментальной записи.
Диктофон, встроенный в смартфон обладает одним любопытным преимуществом – удобно пользоваться в общественных местах. Впрочем, не так давно человек в наушниках и с плейером концентрировал на себе внимание, а в наше время – нет. Если раньше все удивлялись при виде людей с Bluetooth – гарнитурой, то сейчас человек, надиктовывающий себе на диктофон какие-то фразы не вызовет никаких эмоций.